Analiza biznesowa – nowy standard usług IT

Analiza biznesowa to zestaw czynności, oraz technik wykorzystywanych do zbudowania mostu pomiędzy interesariuszami w relacji b2b. Ułatwia zrozumienie struktury organizacji, jej politykę i procesy biznesowe, które w niej zachodzą. Dodatkowo celem analizy jest dostarczenie rekomendacji rozwiązań biznesowych, które pozwolą w lepszy, wydajniejszy sposób zrealizować cele biznesowe danej firmy.

Kim jest analityk biznesowy?

Analityk biznesowy jest osobą w dziale projektowym, która poniekąd jest tłumaczem, a raczej pomostem między biznesem a technologią. Analityk biznesowy zajmuje się zbieraniem informacji na temat funkcjonowania firmy klienta i przełożenia ich na procesy biznesowe, łącznie z podziałem na poszczególne etapy, warunki jakie każda czynność musi spełnić aby przejść do kolejnej fazy działań oraz różnych innych scenariuszy postępowania. Analizie biznesowej podlegają całe organizacje pod kątem poprawności działań i możliwości ich optymalizacje lub tylko poszczególne zespoły, które potrzebują usprawnień.

Mówiąc potocznie: analiza biznesowa to pierwszy krok do diagnozy, dzięki której firma będzie mogła usprawnić swoje codzienne funkcjonowanie. Dowiedz się więcej na temat dobrych praktyk przed wdrożeniem systemu do firmy: https://ttpsc.com/pl/atlassian/oferta/wdrozenia/

Jakie obowiązki pełni analityk biznesowy?

Analiza biznesowa wymaga od specjalistów szerokich kompetencji i wiąże się z takimi zadaniami, jak:

• spotkania z klientami - to na nich określane są potrzeby biznesowe firmy, zakres przyszłych działań, oczekiwania, potrzeby i wstępny harmonogram działania. Analityk biznesowy jest w stałej, ścisłej współpracy z klientami.
• zbieranie wymagań - analityk zbiera dokładnie informacje, co i w jaki sposób działa lub powinno działań – później może to przełożyć na możliwości systemu i zlecić odpowiednią konfigurację oprogramowania, które odciąży klienta np. od wykonywania powtarzających się czynności, zapewni archiwizację wszystkich ważnych danych i przejrzysty widok przepływu działań. W tym celu zapoznaje się on ze specyfiką firmy, dla której to rozwiązanie ma być przygotowane, dowiaduje się między innymi: jak ta firma funkcjonuje, jakie procesy biznesowe w niej zachodzą, jakie procesy mają być zautomatyzowane, oraz jak ogólnie wygląda struktura firmy.
• tworzenie koncepcji - po przeanalizowaniu między innymi powyższych danych, oraz przedyskutowaniu wymagań z architektem systemowym lub też programistą, analityk tworzy koncepcję systemu i dokumentację, na podstawie której przeprowadzone zostanie wdrożenie. Zawiera się w niej opis funkcjonalności oprogramowania oraz dokładny opis procesów, które zostaną do niego przeniesione.  
• współpracuje z różnymi specjalistami - analityk współpracuje z zespołem wdrożeniowców, programistów (jeśli potrzebny jest custom development), czasami także z grafikiem czy UX Designerem nadzorując prace związane z wyglądem zewnętrznym programu oraz z testerami.
• nadzoruje proces tworzenia systemu - analityk od strony merytorycznej nadzoruje powstawanie programu, weryfikuje też czy spełnia on zaplanowane i zdefiniowane funkcje. Oczywiście nie robi tego sam, ponieważ jak już wspomnieliśmy, współpracuje z zespołem testerów, jednak czynnie wspiera ich przy tworzeniu zarówno scenariuszy testowych, jak i podczas samych testów
• zarządza zmianami - to analityk jest odpowiedzialny za wprowadzanie zmian do projektu i określenie ryzyka w projekcie

Cechy dobrego analityka biznesowego

Analityk biznesowy musi łączyć w sobie umiejętności techniczne, z miękkimi co nie zawsze jest łatwym zadaniem. Cechy, które definiują dobrego analityka, to między innymi:

• efektywna komunikacja - jest to bardzo pożądana cecha, w każdym zawodzie, w którym współpracuje się bezpośrednio z innymi ludźmi. Tak też jest w przypadku analityka, który powinien zręcznie się komunikować. W praktyce oznacza to, że ich rolą jest ułatwienie: spotkań roboczych, zadawanie trafnych pytań, oraz aktywne słuchanie odpowiedzi, czy absorbowanie tego, co zostało powiedziane. Analityk musi też być osobą elastyczną. Nowoczesna komunikacja coraz częściej odbywa się w środowisku wirtualnym, za pomocą wideokonferencji, czy spotkań online, dlatego też dostosowanie się do tej specyficznej formy porozumiewania się jest niezwykle istotne. Takie formy spotkań, mają swoje plusy, analityk może dzięki temu rozmawiać z ludźmi z różnych zakątków świata, nie tracąc przy tym czasu na długie i męczące podróże, może rozmawiać gdzie i kiedy chce, a firma dzięki temu może zyskać więcej klientów
• krytyczne myślenie oraz zdolność oceny sytuacji - analityk odpowiedzialny jest za identyfikację możliwych rozwiązań, które będą odpowiadały potrzebom klientów, oraz będą rozwiązywać ich problemy. Oczywiście ich rolą jest słuchanie potrzeb klientów, jednak powinni do nich podchodzić krytycznie. Przykładowo, dzięki umiejętnie zadawanym pytaniom, powinni wyłuskać faktyczne potrzeby, oraz problemy, co w konsekwencji przekłada się na porozumienie między wszystkimi uczestnikami dyskusji. Analityk powinien też umiejętnie tonować zapędy klienta, aby ten miał świadomość co realnie da się stworzyć
• umiejętność rozwiązywania problemów - nie jest tajemnicą, że problemy podczas tworzenia jakiegokolwiek projektu były, są i będą. Również analityk musi się z nimi mierzyć, jego rolą jest ułatwienie zrozumienia tego problemu wszystkim zainteresowanym stronom. To analityk proponuje możliwe rozwiązania oraz określa zakres projektu, jego rolą jest również znalezienie, oraz wskazanie osób, które umożliwią rozwiązanie napotkanego problemu. Jest to bardzo istotne zwłaszcza podczas negocjacji, które angażują wielu interesariuszy po obu stronach projektu
• szybkie uczenie się - niestety nie zawsze analityk zaczyna projekt od zera, często zdarza się, że wchodzi on już w działania znajdujące się na jakimś etapie. Dlatego też analityk powinien nie tylko szybko się uczyć, ale też powinien logicznie myśleć, dzięki temu będzie w stanie szybko analizować dostępną dokumentację, poznać wymagania, dzięki czemu stanie się on wartością dodaną do projektu
• działanie pod presją czasu - w idealnym świecie można wszystko zaplanować, nawet zostawiając sobie margines czasu, niestety taki komfort rzadko się zdarza, dlatego też analityk powinien doskonale radzić sobie z presją czasu, która towarzyszy zazwyczaj projektowi od początku do końca. Trzeba pamiętać, że analityk współpracuje z różnymi osobami, i nie wszystkie zadania do wykonania leżą w jego gestii. Niektórzy oddadzą pracę w terminie, inni przed czasem, a jeszcze ktoś spóźni się kilka dni, dlatego też analityk powinien mieć stalowe nerwy
• myślenie wizualne, wyobraźnia przestrzenna - równie pożądaną cechą co komunikacja, jest umiejętność wizualnego myślenia, oraz przekładania otrzymanych informacji na formy graficzne, które obrazują procesy biznesowe, mogą to być na przykład prototypy lub profesjonalne makiety. W obecnych czasach analityk ma ułatwione zadanie, ponieważ jest dużo aplikacji tworzących takie wizualizacje, nie zwalnia go to jednak z trzymania ręki na pulsie, ponieważ powinien się on orientować w nowościach technologicznych
• umiejętność podejmowania decyzji - analityk jest częścią zespołu projektowego i to nie on decyduje o finalnym kształcie produktu, jednak umiejętność stanowczego podejmowania czasem ryzykownych decyzji jest bardzo przydatna. To analityk jest wsparciem dla Projekt Ownera, i to analityk może go zastąpić w czasie nieobecności. Dlatego też powinien być on na tyle samodzielny, aby wiedzieć, jakie decyzje należy podjąć, aby dostarczyć klientowi finalny produkt. Powinien też wiedzieć, kto jest odpowiedzialny za dane decyzje, oraz jakie kryteria powinny być spełnione.

Dobry analityk, to człowiek niezastąpiony. Jak już było wspomniane, jest on pomostem między dwoma stronami, które nie zawsze mają wspólną wizję danego projektu. Dlatego też jego rola jest nieoceniona, to on sprawia, że zarówno klienci, jak i specjaliści są zadowoleni z finalnego produktu, z którego mogą być dumni.