Czy skanowanie faktur się opłaca?

Biura rachunkowe coraz częściej wykorzystują w swojej pracy skanowanie faktur. Chodzi dokładnie o tzw. OCR, czyli mówiąc najprościej odczytywanie informacji z papierowych faktur i podstawianie ich w odpowiednie pola w programie komputerowym. Dzięki temu można uniknąć żmudnego przepisywania, a właściwie wklepywania faktur do systemu. Jednak czy skanowanie faktur jest opłacalne? Czy warto zainwestować w np. program do wystawiania faktur i księgowości, który posiada wspomniany OCR?

Skanowanie faktur w każdym biurze

Szukając odpowiedzi na pytanie czy skanowanie faktur jest opłacalne należy przeanalizować sytuację swojego biura. Warto zacząć od określenia czasu, jaki potrzebujemy na wprowadzenia dokumentów do programu księgowego.

Biura rachunkowe często specjalizują się nie tylko w określonej formie rozliczenia się z fiskusem, ale też w wielkości przedsiębiorstw jakie obsługują. I tak - są biura, które prowadzą tylko pełne księgi, a są też takie, które z kolei ich nie przyjmują, a swoją ofertę kierują wyłącznie do przedsiębiorców rozliczających się w oparciu o KPiR. Podobnie jest też z wielkością firmy.

Niektóre biura wolą skupić się na kilku dużych klientach, a inne wolą obsługiwać kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt małych przedsiębiorców generujących po kilka dokumentów miesięcznie. Z pozoru może się więc wydawać, że niektóre biura będą miały do wprowadzenia większą, a inne mniejszą liczbę dokumentów. W rzeczywistości w każdym ze wspomnianych wyżej modeli pracy biura wprowadzamy do systemu podobną ilość dokumentów. Mając bowiem kilku dużych klientów, generujących po kilkaset, a może nawet kilka tysięcy faktur miesięcznie, czeka nas tyle samo pracy, co w przypadku biura, które obsługuje kilkudziesięciu klientów generujących po kilka, kilkanaście faktur.

Oczywiście każde biuro powinno podobną symulację przeprowadzić na podstawie swoich, rzeczywistych danych. Spróbujmy przyjąć jednak ogólne założenia.

Program do fakturowania jak księgowa

Na potrzeby tego tekstu stwórzmy biuro rachunkowe, w którym jedna z księgowych zajmuje się tylko wprowadzaniem dokumentów. Załóżmy, że miesięcznie jest w stanie „wklepać” do systemu około 1,5-2 tys. dokumentów. Za swoją pracę otrzymuje około 3000 zł netto. Oczywiście w zależności od modelu pracy biura, dodatkowych obowiązków, w końcu wyceny usług księgowych, która różna jest zależności od choćby miejsca, w którym te usługi są świadczone, liczby te mogą być różne. Pamiętajmy, że to tylko nasza symulacja.

Porównajmy teraz te dane z kosztem, jaki generowałoby skanowanie faktur w popularnym programie do księgowania. Skorzystaliśmy z oferty Taxomatic – programu rachunkowego dla biur rachunkowych, który jednocześnie może być wykorzystany przez przedsiębiorców jako program do wystawiania faktur. W tym przypadku należy zaznaczyć, że jeśli przedsiębiorca wykorzystuje Taxomatic jako program do fakturowania, wówczas biuro rachunkowe nie musi dodatkowo wprowadzać, albo odczytywać danych. Wszystkie one automatycznie podstawiają się w programie, do którego loguje się księgowa.

Załóżmy jednak, że do programu Taxomatic wprowadzane są dokumenty, które wygenerował inny program do wystawiania faktur.

Skanowanie faktur bezkonkurencyjne

Odczytanie jednego dokumentu w programie Taxomatic kosztuje 0,29 zł netto. Dodajmy, że przeprowadzenie całej operacji sprowadza się do wrzucenia do systemu np. zdjęcia faktury wykonanego telefonem komórkowym. Jeśli więc biuro rachunkowe chciałoby odczytać 2000 dokumentów, wydałoby na to 580 zł. W porównaniu do przyjętych powyżej zarobków księgowej, jest to więc ponad pięć razy mniej… Jak się okazuje skanowanie faktur jest dużo tańsze, a właściwie bezkonkurencyjne, jeśli chodzi o koszty w porównaniu z pracą księgowej.

Warto przy okazji zaznaczyć, że biura które przechodzą na skanowanie faktur, nie ograniczają zatrudnienia. Z informacji jakie uzyskaliśmy od biura obsługi klienta Taxomatic, wynika że biura zamiast zwalniać księgową, która skupiona była na wprowadzaniu dokumentów, rozszerzają swoją ofertę i obsługują nowych, dodatkowych klientów. Księgowa, która była do tej pory zajęta „wklepywaniem” faktur, teraz może się po prostu skupić na pracy czysto rachunkowej.

Na koniec dodajmy, że sam koszt programu Taxomatic również jest atrakcyjny. Wielu księgowych obawia się bowiem, że program, który oferuje skanowanie faktur jest zbyt drogi. W rzeczywistości Taxomatic oferuje biurom rachunkowym abonamenty, które są bardzo tanie w porównaniu np. do tradycyjnych programów księgowych. I tak, za obsługę do 20 firm biuro rachunkowe zapłaci tylko 50 zł miesięcznie. Szczegółowy cennik można znaleźć na stronie taxomatic.pl.