Jak zaplanować konferencję we Wrocławiu?

Wrocław to bardzo dobre miejsce na zorganizowanie konferencji. Stolica Dolnego Śląska obfituje w interesujące i świetnie przystosowane sale. Zobacz, jak zaplanować konferencję w tym pięknym mieście!

Konferencje nie tylko o ogólnopolskim, ale także międzynarodowym charakterze wymagają stosownych przygotowań. Dobre wyposażenie, dużo miejsc siedzących, dogodny dojazd na miejsce, przestronny parking – to tylko niektóre z cech poszukiwanego obiektu. We Wrocławiu zdecydowanie jest, w czym wybierać, dlatego warto rozważyć różne rozwiązania. Jakie aspekty warto wziąć pod uwagę przy wyborze odpowiedniej lokalizacji?

Pojemność sali

Sala konferencyjna we Wrocławiu musi być dostosowana swoim metrażem do potrzeb uczestników wydarzenia. O ile oczywistością jest, że maksymalna pojemność sali wyznaczy górny limit liczby uczestników, o tyle wynajęcie zbyt dużego lokalu względem potrzeb niesie ze sobą niepożądane skutki.

Po pierwsze, będzie generować o wiele większe koszty. Po drugie, może pogorszyć akustykę. Po trzecie, będzie wyjątkowo nieciekawie prezentować się na relacjach fotograficznych czy filmowych. Ten ostatni aspekt jest szczególnie niepożądany, gdy konferencja ma charakter medialny i wizerunkowy.

Firma chcąca dobrze zaprezentować się w mediach społecznościowych będzie mieć utrudnione zadanie. Wymaga to od fotografów i operatorów kamery różnych zabiegów i sztuczek, mających na celu ukrycie pustej przestrzeni. Nie tylko zredukuje to ilość materiału nadającego się do emisji, ale może także dodatkowo zwiększyć koszty.

Oświetlenie

Oświetlenie sali konferencyjnej pełni ważną rolę ze względu na komfort prowadzenia danego spotkania. Może też być kluczowe dla jakości zdjęć lub nagrań. Jest też szczególnie istotne dla osób notujących informacje lub też skupiających się na treści prezentowanej za pomocą promptera.

Projektor

Projektor i inne urządzenia służące do wyświetlania obrazu mogą być wręcz niezbędne – nie tylko do przekazywania treści prelekcji, ale także do budowania tożsamości wizualnej wydarzenia. Dużo lepiej będzie wszystko wyglądać, gdy tłem dla prowadzącego będzie wielki ekran ze specjalnie przygotowaną na tę okazję planszą lub prezentacją w kolorach firmy i hasłami przewodnimi.

Meble

Podczas poszukiwania sali na konferencję biznesową warto upewnić się, czy znajdujące się w danym miejscu meble zapewniają komfort.

Klimatyzacja

Klimatyzacja stała się niejako standardem, dzięki któremu nawet najgorętsze dni nie wpłyną negatywnie na komfort i poziom skupienia uczestników. Warto jeszcze przed wpłaceniem zaliczki upewnić się, czy wybierane miejsce dysponuje takim udogodnieniem. Pozwoli to na zachowanie wygody uczestników przez cały czas trwania wydarzenia.

Układ sali

Układ sali determinuje możliwości do pomieszczenia konkretnej liczby osób, ale także to, w jaki sposób można rozlokować miejsca siedzące lub ewentualnie stoliki. Od układu sali zależy też możliwość dobrego widzenia treści wyświetlanych przez projektor przez wszystkich uczestników wydarzenia.

Catering

Wiele restauracji zintegrowanych z hotelami czy obiektami typowo konferencyjnymi zapewnia stały dostęp do poczęstunku, obiadów oraz kawy i napojów. Dla organizatorów wydarzenia jest to znaczące ułatwienie.

Parking

Im miejsce jest bliżej centrum, tym znalezienie odpowiednich miejsc parkingowych może być nie lada wyzwaniem. Warto rozpatrywać takie obiekty, które mają swoje własne miejsca postojowe. Dobrze też upewnić się, że w dniu wydarzenia jego uczestnicy będą mieli zagwarantowany do nich dostęp.

Miejsca noclegowe

Jeżeli wydarzenie jest kilkudniowe lub kończy się w późnych godzinach wieczornych, przybyli na nie uczestnicy z innych miast lub nawet państw z pewnością będą chcieli zarezerwować sobie nocleg. Dlatego też dobrze, aby w pobliżu sali konferencyjnej znajdowały się liczne hotele czy apartamenty na wynajem na doby.

Sprawdź najciekawsze obiekty na Dolnym Śląsku

Hala Stulecia to obiekt, który na stałe wpisał się w krajobraz Wrocławia. Jej metraż pozwala pomieścić do pięciu tysięcy osób. Była już świadkiem wydarzeń dużych, międzynarodowych imprez masowych. Nieopodal znajduje się Wrocławskie Centrum Kongresowe, obfitujące w świetnie przygotowane sale konferencyjne. Świetna lokalizacja ułatwia dotarcie na miejsce, a znajdujące się tuż obok atrakcje, w tym Ogród Japoński czy Park Szczytnicki podkreślają atmosferę miejsca.

Hala Orbita

Przy organizowaniu konferencji na większą liczbę uczestników, połączonej na przykład z targami, odpowiednia będzie Hala Orbita. Klimatyzacja to element, który doceni wiele osób – zwłaszcza jeśli wydarzenie odbywa się w ciepłych miesiącach roku. Dostępna przestrzeń pomieści do trzech tysięcy osób. Idealnie sprawdza się do organizacji konferencji, targów biznesowych czy sympozjum naukowego.

Podsumowując, dobrze dobrana sala konferencyjna powinna spełniać szereg kryteriów i wymogów. Nie warto stawiać na przypadkowość, gdyż wtedy trzeba liczyć się z brakiem ewentualnych udogodnień. Nie należy też czekać do ostatniej chwili z załatwianiem formalności – Wrocław jako stolica województwa dolnośląskiego przyciąga wiele wydarzeń.