Jak napisać list motywacyjny? 10 skutecznych wskazówek

List motywacyjny to jeden z pierwszych dokumentów załączonych do aplikacji o pracę, które czyta specjalista do spraw rekrutacji. Chociaż obecnie, listy motywacyjne nie są już tak często wymagane, jak to było jeszcze do niedawna, to warto znać zasady ich tworzenia, aby ich napisanie nie sprawiło kłopotu, jeżeli zostanie się o nie poproszonym.

List motywacyjny posiada jedną zasadniczą przewagę nad CV. CV jest dokumentem, ściśle technicznym i informacyjnym, zazwyczaj zawiera suche fakty i nie posiada emocjonalnego wydźwięku. Rekruter posiadający wyłącznie CV  dopiero podczas rozmowy o pracę tak naprawdę poznaje kandydata. List motywacyjny ma bardziej otwartą formę, dzięki niemu i zawartym w nim indywidualnym treściom, osoba która przeprowadza rekrutację może zapoznać się nieco bardziej z osobowością i motywacjami potencjalnego pracownika. Pisanie listu motywacyjnego pozwala w sposób bardziej subiektywny rozwinąć informacje, które dotyczą życiorysu zawodowego pracownika i w bardziej osobistej formie przedstawić najważniejsze elementy swoich osiągnięć i motywacji. 

Format listu motywacyjnego

Warto skorzystać z poniższej kolejności przedstawiania informacji jako wytycznej do stworzenia listu motywacyjnego.

Uwaga – przed napisaniem listu można zastanowić się jak przebiegłaby rozmowa kwalifikacyjna i podobny przebieg zdarzeń konwersacji przenieść do listu.

• Przedstawienie się
• Przywitanie się i opowiedzenie krótko o sobie
• Przedstawienie historii swojego zatrudnienia
• Określenie korzyści, jakie można przynieść firmie po zatrudnieniu
• Podsumowanie i pożegnanie się

Niezwykle ważne jest zamieszczenie dokładnych i aktualnych danych kontaktowych. Należy załączyć informacje personalne takie jak: imię i nazwisko, adres, numer telefonu i adres e-mail. Można również dołączyć swój adres internetowy na stronie LinkedIn lub GoldenLine – to oryginalny pomysł.

10 sprawdzonych wskazówek, które pomogą w napisaniu listu motywacyjnego:

1. Jeżeli wysyła się list motywacyjny za pośrednictwem maila – nigdy nie powinno się zostawiać pustego tematu wiadomości. Warto sprawdzić także czy pracodawca nie określa jak wiadomość ma być zatytułowana – może być to numer referencyjny zgłoszenia lub imię i nazwisko rekrutera z nazwą stanowiska na jaką się aplikuje. Jeżeli nie ma określonych preferencji co do tytułowania, można użyć innego sformułowania, żeby przy okazji się wyróżnić i „sprzedać” np. „Doświadczony informatyk poszukuje ambitnej pracy”.
2. Warto zadbać o to, żeby list motywacyjny nie był za długi – osoba odpowiedzialna za rekrutację czyta wiele takich listów. Dobrze, by nasz list motywacyjny wyróżniał się jak najkrótszym i rzeczowym tekstem.
3. Trzeba pokazać w liście pewność siebie. Można przedstawić powody, dzięki którym pokaże się, że otrzymanie danego stanowiska jest zasłużone i przyniesie duże korzyści dla firmy.
4. List motywacyjny powinien być dostosowany do wartości i potrzeb danej firmy. Przed wysłaniem należy zrobić dokładny research. Można użyć ogłoszenia o pracę jako swojego przewodnika na temat wymagań firmy, na których należy się skoncentrować.
5. W liście motywacyjnym można zawrzeć słowa kluczowe zawarte w ogłoszeniu o pracę – taki zabieg zapewnia wrażenie „idealnego dopasowania” profilu kandydata do wymagań firmy.
6. Podstawą jest dokładne zweryfikowanie listu motywacyjnego pod kątem błędów ortograficznych i stylistycznych.
7. List motywacyjny powinien być zapisany w formacie PDF – w ten sposób można uniknąć ewentualnych problemów z jego odtworzeniem.
8. Przy tworzeniu listu motywacyjnego – aby go wyróżnić – można wykorzystać logo firmy, na której stanowisko się aplikuje – sprawi to wrażenie wyjątkowego dopasowania do danego przedsiębiorstwa.
9. Badania wykazują, że najlepiej odbierane są listy motywacyjne, których przeczytanie nie zajmuje dłużej niż 10 sekund – przed wysłaniem swojej aplikacji można samodzielnie zweryfikować czas, jaki przeznacza się na zapoznanie się z treścią listu.
10. Warto unikać frazesów i oklepanych zwrotów, profesjonalny HR-owiec od razu zorientuje się, że list nie jest oryginalny a potencjalny przyszły pracownik stosuje mało błyskotliwą zasadę "kopiuj - wklej".

List motywacyjny na staż

List motywacyjny w przypadku aplikowania na staż, z niewielkimi wyjątkami, nie powinien odbiegać swoją formą od listu osoby z doświadczeniem zawodowym. Warto go stworzyć na podobieństwo idealnej rozmowy rekrutacyjnej. Aby wziąć udział w rekrutacji na staż, wystarczy zamienić historię swojego zatrudnienia na przebieg ewentualnych szkoleń, studiów i dodatkowych umiejętności. Studenci lub osoby niepracujące, zainteresowane stażem, mogą zawrzeć informacje o swojej aktywności dodatkowej podczas studiów, działalności charytatywnej, ciekawym hobby czy nauce języków obcych.

Co jeszcze warto wiedzieć?

Jeśli ogłoszenie o pracę nie wymaga dołączenia do CV  listu motywacyjnego -  nie warto zadawać sobie trudu, by go napisać.

List motywacyjny powinien zawsze odnosić się do konkretnego stanowiska pracy, na które się aplikuje oraz do umiejętności, które są wymagane przez pracodawcę. Najgorszym rozwiązaniem jest posiadanie jednego uniwersalnego wzoru listu motywacyjnego, który rozsyła się w odpowiedzi na wszystkie interesujące ogłoszenia o pracę. Osoby pracujące w HR zazwyczaj szybko się orientują, że załączony do CV dokument został po prostu wklejony z popularnego wzoru ściągniętego z internetu. Zawsze można wesprzeć się profesjonalnymi poradami specjalistów w tej dziedzinie.

Aby sprawić dobre wrażenie i nie pozostać zapomnianym, można postarać się o odnalezienie w internecie nazwiska osoby odpowiedzialnej za rekrutację, z którą będzie przeprowadzana rozmowa. W dobie internetu i popularności portali typu Linkedln i GoldenLine – nie powinno to stanowić dużego problemu. Jeśli nie można znaleźć jego nazwiska, warto zadzwonić do firmy i poprosić o podanie takiej informacji. Duże wrażenie zrobi zaadresowanie maila bezpośrednio do osoby, z którą odbędzie się rozmowa. Z pewnością zostanie to docenione.

Należy pokazać potencjalnemu pracodawcy, że jest się pasjonatem i posiada się dużą wiedzę na temat wykonywanego zawodu. Profesjonalizm zawsze jest w cenie. Treść listu motywacyjnego nie powinna być po prostu długotrwałą wersją doświadczenia z CV. Oprócz uwzględnienia najtrafniejszych umiejętności, jakie można znaleźć w opisie stanowiska i CV, trzeba zawrzeć swoje sukcesy i osiągnięcia na każdym z dotychczas zajmowanych stanowisk. Jednym z najlepszych sposobów sprzedaży jest dzielenie się wymiernymi rezultatami. Procenty, kwoty w złotówkach, lata i inne wartości liczbowe są kluczem do tego, aby treść listu motywacyjnego była atrakcyjna.