List Czytelnika Doba.pl - problem rejestracji nowonarodzonego dziecka w USC w Wałbrzychu

Otrzymaliśmy list od naszego czytelnika, w którym porusza kwestię problemów, z jakimi spotkał się przy rejestracji dziecka w USC w Wałbrzychu. Poniżej list (pisownia oryginalna) oraz odpowiedź UM Wałbrzych.

Witam
Chciałbym poruszyć problem rejestracji nowonarodzonego dziecka w USC w Wałbrzychu. Aby tego dokonać należy wcześniej zarejestrować się na konkretną godzinę o czym ponoć informuje szpital. Właśnie ponoć. Ani ja ani moja żona nie zostaliśmy poinformowani o tym fakcie.  Po wyjściu żony ze szpitala i ustaleniu, że stosowne dokumenty wpłynęły do USC (tu też nie było informacji o rejestracji) wybrałem sie do Wałbrzycha. Na miejscu ok godziny 8 rano zostałem poinformowany, że nie ma możliwości abym zarejestrował syna ponieważ nie byłem umówiony. Na argument, że do Wałbrzycha mam 50 kilometrów i jak już jestem to mogę poczekać odpowiedziano mi, że na dziś jest już 5 osób(!!!, godzina 8 rano) i niestety muszę przyjechać jutro.  Pani kierownik z rozbrajającą szczerością powiedziała mi, że sytuacja spowodowana jest tym, że koleżanka nie potrafi obsługiwać systemu.

Na drugi dzień wszystko odbyło sie sprawnie. Rejestracja dziecka nie trwała godziny tylko 15 minut, w trakcie której Pani urzędniczka wstała i bez słowa wyszła sobie na 5 minut.

Zdaję sobie sprawę, że urzędnicy traktują petentów jako zło konieczne ale czy nie można sie wykazać odrobiną zrozumienia? Jestem pewien, że nie byłem jedyną osobą, odprawiona z przysłowiowym kwitkiem. Skoro urzędnik nie potrafi opanować systemu(wpisanie danych z dowodu) to może trzeba wymienić urzędnika? USC jest czynny 4 dni w tygodniu, mnożąc to razy 5 osób dziennie daje to zawrotną liczbę 20 osób tygodniowo. Myślę, że na terenie Wałbrzycha tyle jest dziennie urodzeń. Może kiedyś doczekam czasów gdzie wchodząc do urzędu uda mi się coś w miarę sprawnie załatwić.

Maciej

Odpowiedź UM Wałbrzych:

Odnosząc się do uwag zawartych w przesłanym e-mailem piśmie z dnia 03.09.2015 r. w sprawie rejestracja dziecka w USC Wałbrzych wyjaśniam, co następuje:

               Rejestracja noworodków, po uprzednim telefonicznym umówieniu się na termin wizyty, funkcjonuje w tutejszym Urzędzie od 2008r. Wprowadzając ten system kierowaliśmy się przede wszystkim zasadą zorganizowanej i szybkiej obsługi klienta, a naszym celem było wyeliminowaniem kolejek. Informacja o konieczności wcześniejszego umówienia się na termin wizyty, opublikowana jest na stronach BIP w karcie usług "Rejestracja urodzeń", "Przyjmowanie oświadczeń o uznaniu ojcostwa". Ponadto matka dziecka już w szpitalu otrzymuje opracowaną przez USC kartę informacyjną z numerem telefonu do USC oraz spisem dokumentów koniecznych do zarejestrowania urodzenia dziecka. Według zapewnień pracowników szpitala każda matka rodząca dziecko otrzymuje kartę informacyjną, o której mowa wyżej. Przykro nam, że autor e-maila nie został o tym poinformowany. 

             Bardzo często w sprawie  rejestacji noworodka przychodzą  do USC  rodzice razem z  nowonarodzonym dzieckiem. Te osoby przychodząc w konkretnym dniu i na konkretnie umówioną godzinę muszą mieć pewność, że termin zarezerwowany jest tylko dla nich i zostaną obsłużone bez potrzeby stania w kolejce.  Osoby, które przybyły do USC bez ustalenia uprzednio terminu, mogą być przyjęte dopiero po wyczerpaniu się kolejki osób z ustalonymi wcześniej terminami załatwienia sprawy, albo gdy nie mają czasu oczekiwać na swoją kolej w danym dniu, mogą umówić się na konkretny termin w dniach następnych.

            Dzień 3 września br. był trzecim dniem, w którym pracownicy USC rozpoczęli rejestrację noworodków w nowym programie i systemie informatycznym. Program ten jest dość czasochłonny, co wydłuża czas załatwiania spraw, powodując zniecierpliwienie klientów. Dziecko oprócz zarejestrowania otrzymuje również numer PESEL oraz jest z urzędu meldowane. Rejestracja  dziecka trwa średnio około 30 minut i nie kończy się wraz z wyjściem klienta z aktem urodzenia z USC. Ponadto zgodnie z nową procedurą wynikającą z przepisów pracownik rejestrujący nowonarodzone dziecko przed wydaniem dokumentu musi podejść do kierownika, aby ten dokonał sprawdzenia prawidłowości przyjętych informacji wprowadzonych do programu informatycznego i zatwierdził dane pozwalając tym samym na wydrukowanie aktu urodzenia. Ta czynność zajmuje kilka minut, co stanowi owe 5 minutowe opuszczenie przez pracownika swojego miejsca pracy (czyt. biurka), o którym wspomina autor e-maila.

            Przepraszamy  autora listu za utrudnienia, które były powodem zniecierpliwienia i negatywnej oceny pracy wałbrzyskiego USC. Z pracownikami przeprowadzono rozmowy, których celem była poprawa organizacji pracy, by wdrażanie nowych rozwiązań  informatycznych nie powodowało zakłóceń w bieżącej obsłudze osób załatwiających sprawy z zakresu rejestracji stanu cywilnego.

Z poważaniem
Kierownik USC
Beata Wilk-Richter